辦公室與日常溝通

• staplev./n.

  裝訂，用釘書機固定文件

• stationeryn.

  筆、紙等書寫材料的文具用品總稱

• memon.

  備忘錄，辦公室內部傳閱的簡短通知

• photocopyv./n.

  影印，用影印機複製文件

• faxv./n.

  傳真

• foldern.

  資料夾，用於存放文件的紙製或塑膠夾

• bindern.

  活頁夾，以金屬環固定多頁文件

• cabinetn.

  文件櫃，分類存放紙本文件的抽屜式櫃子

• drawern.

  抽屜，桌子或櫃子裡可拉出的儲物空間

• cubiclen.

  辦公隔間，以隔板區隔的個人工作空間

• receptionn.

  接待處，辦公室或大樓入口的前台

• lobbyn.

  大廳，建築物入口處的寬敞公共門廳

• corridorn.

  走廊，連接各辦公室或房間的通道

• elevatorn.

  電梯，載人或載物在樓層間移動

• restroomn.

  洗手間，辦公室或公共場所的廁所

• cafeterian.

  員工餐廳，供員工自助取餐的公司餐廳

• supplyn./v.

  用品，辦公所需的消耗性物品

• requestv./n.

  請求，正式提出申請或要求某事

• submitv.

  繳交，將文件或申請表交給負責人或系統

• attachv.

  附加，在電子郵件或文件中夾帶附件

• forwardv.

  轉寄，將收到的郵件轉給其他收件人

• replyv./n.

  回覆，回應寄件人的郵件或訊息

• draftv./n.

  草稿，撰寫尚未定稿的初步文件版本

• proofreadv.

  校對，仔細閱讀文件以查找並改正錯字

• revisev.

  修訂，根據意見對文件內容進行修改更新

• distributev.

  分發，將文件或資料分給多位收件人各存一份

• circulatev.

  傳閱，在成員間輪流傳遞同一份文件供各人過目

• notifyv.

  通知，正式告知相關人員某一消息或變動

• remindv.

  提醒，讓他人記得某件即將到期或需完成的事

• confirmv.

  確認，核實某項安排或資訊屬實無誤

• acknowledgev.

  確認收到，回覆表示已收到對方的郵件或通知

• correspondv.

  通信，以書信或電子郵件與他人往來溝通

• greetv.

  打招呼，以問候語或行動向他人致意

• introducev.

  介紹，正式向他人說明某人的身份或背景

• addressv./n.

  稱呼，正式稱呼某人或向特定對象講話

• signaturen.

  簽名，本人親筆簽署以表示同意或確認身份

• letterheadn.

  印有公司名稱、標誌及地址的正式信紙頭

• envelopen.

  信封，用於封裝信件或文件的紙製封套

• postagen.

  郵資，寄送郵件或包裹所需支付的費用

• couriern.

  快遞，負責快速遞送包裹或文件的服務

• deliverv.

  遞送，將物品或文件實際送達指定地點

• receiptn.

  收據，確認已收到款項或貨物的書面憑證

• directoryn.

  列出人員、公司或分機的查詢名錄

• extensionn.

  分機，公司內部電話系統的分機號碼

• voicemailn.

  語音信箱，對方未接電話時留存的語音留言

• inboxn.

  收件匣，電子郵件系統中存放收到郵件之處

• outboxn.

  寄件匣，存放已寄出或等待送出的郵件

• archivev./n.

  封存，將舊有文件永久保存以備日後查閱

• retrievev.

  取回，從存放處取回或查找所需的文件資料

• deletev.

  刪除，永久移除不再需要的數位檔案或資料

• savev.

  儲存，將編輯中的檔案寫入媒介以防資料遺失

• copyv./n.

  複製，重製現有內容或文件

• pastev.

  貼上，將已複製的內容貼入文件的指定位置

• formatv./n.

  格式化，調整文件版面編排

• templaten.

  範本，可重複套用的預設文件格式

• spreadsheetn.

  試算表，以欄列格式呈現及計算數據的表格

• documentn.

  文件，包含書面資訊的正式檔案或電子檔

• recordv./n.

  紀錄，正式保存以備查核的書面或電子資料

• backupn./v.

  備份，複製資料另存以防原始檔案損毀遺失

• passwordn.

  密碼，用以驗證身份並保護帳號存取的密語

• permissionn.

  存取特定系統、資料或區域的授權資格

• logv./n.

  日誌，系統或事件按時間順序留存的紀錄

• trackv.

  追蹤，持續記錄工作進度或狀態變化

• monitorv.

  監控，持續觀察並評估某過程或系統運作

• summaryn.

  摘要，將較長內容精簡呈現的重點概述

• checklistn.

  檢查表，逐項確認是否完成的核查清單

• formn.

  表格，需填寫特定資料欄位的官方文件

• fillv.

  填寫，在表格或欄位中填入所要求的資訊

• signv.

  簽署，親手簽下姓名以確認文件內容或同意

• datev./n.

  標註日期，在文件上寫下或蓋上日期以供查核

• noten./v.

  便條，隨手記下的簡短臨時備忘

• listn./v.

  清單，將一系列事項條列排出

• taskn.

  工作項目，分派給個人的具體待辦事項

• urgentadj.

  需要立即處理、刻不容緩的

• routineadj./n.

  例行的，固定且日常反覆進行的

• proceduren.

  程序，完成某項工作所需遵循的既定步驟

• guidelinen.

  指導方針，提供方向建議的操作準則，非強制規定

• regulationn.

  法規，由主管機關頒布的強制性規定

• standardn.

  標準，衡量品質或行為是否合格的基準

• protocoln.

  禮儀規範，正式場合或特定情境下慣用的禮節與處理方式

• approvev.

  核准，正式批准某申請、計畫或文件

• rejectv.

  駁回，拒絕接受某申請或提案

• deferv.

  延後，將決定或行動推遲至較晚時間處理

• processv./n.

  處理，依既定程序逐步審核申請或文件

• handlev.

  應對，親自處理或解決特定問題或情況

• managev.

  統籌負責人員、資源或業務的管理工作

• organizev.

  整理，有系統地安排人、物或事務以提升效率

• sortv.

  分類排序，依日期、類別等條件排列

• tagv./n.

  標記，以關鍵字或顏色標示電子檔案以便分類

• storev.

  存放，將物品或資料安全存放於指定地點

• disposev.

  處置丟棄，適當處理不再使用的物品或文件

• shredv.

  碎紙，用碎紙機銷毀含敏感資訊的紙本文件

• recyclev.

  回收，將廢紙等可用材料回收再利用

• maintainv.

  維護保養，定期保養設備或更新資料

• equipmentn.

  設備，辦公室使用的各類硬體器材與機器

• devicen.

  裝置，用於辦公的個人電子裝置

• keyboardn.

  鍵盤，用於輸入文字的電腦鍵盤

• mousen.

  滑鼠，控制螢幕游標移動的電腦滑鼠

• cablen.

  電纜線，連接設備以傳輸電源或資料的導線

• chargern.

  充電器，為電池驅動裝置補充電力

• batteryn.

  電池，為無線或可攜式裝置提供電力

• outletn.

  電源插座，牆上用於連接電器供電的插座

• switchn./v.

  開關，控制電源通斷的裝置

• lampn.

  檯燈，放置在桌上提供局部照明的燈具

• whiteboardn.

  白板，會議室常用、以乾擦筆書寫且方便擦拭的板面

• printern.

  印表機，將電腦文件列印成紙本的機器

• scannern.

  掃描機，將紙本文件轉換為數位電子檔的機器

• projectorn.

  投影機，將畫面放大投影到幕布上的機器

• screenn.

  螢幕，顯示電腦或投影畫面的平面裝置

• updatev./n.

  更新，提供最新狀態資訊，或將資料與系統升至新版

• reportn./v.

  報告，詳述工作結果或調查發現的正式文書

• orderv./n.

  訂購，向供應商採購所需物品

• labeln./v.

  標籤，貼在物品外部標示名稱或內容的識別牌

• priorityn.

  優先事項，依相對重要性排序後應率先處理的事

• reviewv./n.

  審閱，仔細檢視文件或評估工作以確認品質

• policyn.

  政策，組織制定的行為方針或管理規章

• printv.

  列印，將電腦上的電子文件輸出為紙本

• deadlinen.

  截止期限

• schedulen./v.

  時間表

• annotationn.

  註解，加在文件或文字旁邊的補充說明

• confidentialadj.

  屬機密性質、不得對外公開的

• diligentadj.

  工作勤奮認真、持之以恆且不懈怠的

• ergonomicadj.

  人體工學的，依人體姿勢設計以減輕身體負擔的

• meticulousadj.

  極度注重細節、一絲不苟且精確的

• partitionn./v.

  隔板，區隔辦公空間用的板材

• petitionn./v.

  請願書，向有決策權者提出的正式書面請求

• procurev.

  採購取得，依照正式程序取得所需物品或服務

• proficientadj.

  熟練的，在特定技能或工作上具備高度能力

• redactv.

  遮蔽刪除，公開文件前將機密資訊塗銷

• requisitionn./v.

  請購單，正式申請採購物品或服務的內部文件

• dossiern.

  檔案卷宗，收集特定人物或議題的完整背景資料

• enclosuren.

  附件，隨信件或正式郵件一併附上的其他文件

• declassifyv.

  解密，解除文件的機密級別使其可對外公開

• workstationn.

  工作站，員工專用的電腦桌及周邊設備組成的工作區

• nondisclosuren.

  保密協議，禁止透露機密資訊的義務或合約約束

• feasibilityn.

  可行性，評估計畫或提案在現實條件下能否執行

• expendituren.

  支出，為特定目的花費的金額

• rectifyv.

  糾正文件、帳目或程序中出現的錯誤

• authenticatev.

  驗證，確認文件或身份的真實性與合法性

• clarificationn.

  澄清說明，消除模糊或誤解所提供的進一步解釋

• revocationn.

  撤銷，正式取消先前已授予的許可或資格

• memorializev.

  記載留存，以正式書面記錄某一決議或事件

• correspondencen.

  書信往來，透過書信或電子郵件進行的正式溝通

• transmittaln.

  送件函，隨文件或資料一同附上的正式說明通知